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動画マニュアルとは?メリットを紹介

2021/05/06

ITオペレーション

動画マニュアルとは

従来では、マニュアルとは紙媒体が当たり前であり、文字情報が主流のものでしたが、最近では、IT化の発達や、ペーパーレス、テレワークを実施する企業も多くなり、動画マニュアルを活用する場面が増えています。一般的な文字情報のマニュアルに比べ、一目でどんな情報が説明されているのか分かりやすく、管理においても、タブレットやパソコンに保存し、内容を確認できるという特徴もあります。また、資料管理や、印刷コストに悩まされることも少なくなります。例えば、OJTや研修の際に、動画マニュアルを活用することで、新人社員は内容をより理解しやすくなり、復習にも活用できるため、教える側のアフターフォローの時間が軽減されます。また、技術が伴われる工場などの職種であっても、経験の少ない方が簡単に機械を操作できるようなります。外国人雇用を多くされている企業では、動画マニュアルによって多言語化することで、言葉の壁や文化の違いを乗り越え業務を理解してもらいやすくなります。

動画マニュアルのメリット

①業務の統一化

今までの業務の中で、「教えられてきた」、あるいは「教えてきた」経験は誰しもがあると思います。その中で、人によって教え方が違う、伝わり方が違う、そのため業務が統一化されず、誰の情報が正しいのかさえわからない。という経験がある方も少なくはないでしょう。業務の“見える化”を行うことで、今まで一人ひとりが引き継いできた業務の手順が統一化されます。そのため、仕事の全体像を把握しやすくなり、今まで、個人がプロジェクトのどの部分に携わっていたのかまで“見える化“することで、仕事の意義や効率を考えやすくなり、メンバーとのグループワークも連携が取りやすくなります。また、業務を“見える化”することで、その業務の担当者が何をすべきかが明確になるので、仕事のミスを減らすことができるようになります。業務の流れを担当者以外の人も共有できる環境づくりを行うことで、たとえ担当者にミスがあっても、他の人がいち早くミスに気付くことができます。

②トラブル対策

業務上のトラブルを未然に防ぐことで仕事の生産性を上げ、残業削減にもつながり、業務に関わるメンバーの負担削減、取引先にも影響を及ぼすこともなくなります。ミスは、勘違いや思いちがい、抜けがあると生じます。「未然防止」対策を行うことで、大規模なトラブルを防ぐことができます。

トラブル対策の種類

緊急対応

緊急対応は、初動が一番大切で、トラブル発生に気付くこと、またトラブルを隠さず、いち早く報告することが最も重要とされます。業種によっても動画マニュアルの内容は異なりますが、トラブルの事実を正しく把握するために、「何が重要なのか」、「何に気をつけるべきなのか」、「報告までの流れ」や「初期対応方法」等を予め、用意しておくことで、トラブル発生時の迅速な解決につながります。

再発防止

発生防止で一番重要なことは、原因の根本を追求し、周知させることです。原因がわかれば、「なぜそれを誤ってしまったのか」、「怠ってしまったのか」を認識し、再発防止の精度をあげることができます。よくあるトラブルに関しては、動画マニュアル化し周知されることで、同じトラブルを繰り返さない防止を行うことができます。

未然防止

未然防止は先行投資です。トラブルが起きてしまってから対応するより、未然防止を行うことで、損害を低く抑えることができます。動画マニュアルで、将来起こりうる問題に気付くための身近なヒヤリハット体験やトラブルの前兆を振り返ることで、未然にリスクを回避する有効な方法として活用できます。例えば、免許更新の際に視聴する事故事例の動画のように、過去の失敗事例を動画化することで、将来起こりうるリスクに気付きくことができ、定期的に視聴することで、リスクを回避するための訓練にもつながります。

③人的格差を軽減

手順を熟知している特定の人が優先して行ってきた業務においては、不在時に、経験の少ない社員が代行することが難しいという状況や、その人がいなくなると引き継ぎに困るという状況に陥ることが少なくありません。また、経験の少ない方と、熟練の方では、業務のスキルやスピードにも違いがあります。動画マニュアルを用意することで、業務スキルの格差を軽減し、今まで特定の人しかできなかった業務を、経験の少ない方でもできるようになります。また、自主的に繰り返し動画マニュアルで復習を行うことで、業務に慣れ、作業スピードも早くなり、スキルアップにもつながります。

④時間、人件費削減

マニュアルの作成には、膨大な時間と労力を要します。紙媒体の場合、構成、素材用意、タイピング、修正を含めると、作成に費やす時間、労力はとても負担が大きいのが事実です。製品開発等を行うメーカー等の業界では、技術的な資料も多くプロジェクトに深く携わっていた人材や技術者に、マニュアル作成作業を任せるということも多くありますので、作業が集中してしまうということも問題の1つです。動画マニュアルであれば、業務の様子や、取扱い方法を撮影し動画をすぐに共有できます。一方、紙媒体のマニュアルには、管理が大変、印刷のコストが掛かるというデメリットもあります。マニュアルを展開する規模に応じて、印刷コストは大きくなりますし、その分の管理も大変になります。動画マニュアルであれば、紙媒体のマニュアルで懸念されるようなコストの問題は解消され、管理においても、社内システムやホームページ上で共有することで、保管スペースを取られることもなく、バージョン管理も楽になります。OJTや研修といった新人教育では、時期や場所も決められており、熟練社員は、大幅に労力を費やし、時間もかかることで個人の業務に取組む時間が確保できないという状況に陥ることも多く、悩みをかかえている企業も多くあります。また、新人社員は、「先輩が忙しいから聞けない」「同じことは聞きにくい」という心配もあり、分からないことをそのままにしてしまうという方も少なくありません。動画マニュアルであれば、見る時間や場所を選ばないため、いつでもどこでも視聴が可能になります。そのため、新人社員は、わからない部分を動画マニュアルで復習することができ、熟練社員は、今まで確保できなかった業務時間を確保でき、会社にとっても余計な人件費や時間を削減することができます。

⑤即戦力の強化

最近では、新人や若手が中々育たない、メンタルが弱い、すぐに辞めてしまうといった問題が、業種や規模に限らず、多くの企業に共通する悩みになっています。それは、「やりたい仕事」「人間関係」「お給料」によって、相違が生じたり、職場環境から、求められる力と、新人社員・若手社員のモチベーションのギャップが大きいからなのではないでしょうか。「困難な環境でも自分で物事を考え、率先して働きかけながら成長し、結果をだせる力」というものは、仕事をする上で最も必要な力です。しかし、最近の新人社員・若手社員は、こうしたことを苦手とする傾向にあり、多くの企業が抱える社会的課題になっています。最も大きく影響しているのは、彼、彼女らの生まれ育った環境が変化したため、「挫折や、困難を克服する経験不足」が起こっていることです。そうした彼らとどうすればうまく関係を築けるのか、こちらがそこまで考えなければならないのか?色々と考えさせられることは多々あります。しかし、企業によっては社員の高齢化や技術の継承も問題とされている中、いずれにしても即戦力は強化していかなければなりません。彼、彼女らにはこうした気持ちがきっとあるのだと思います。

・失敗するのが怖い。できない自分と向き合えない。

・叱られることが怖くて、報告・連絡・相談ができない。

・正解のない問題に対処するモチベーションがあがらない。

・自分で考えて率先して動く勇気がない。

こうした気持ちをかかえる彼、彼女らに少し寄り添ってあげることも必要なのかもしれません。経済の変化、教育の変化、ITの進化などによって、子供の頃からスマートフォンやパソコンを使用することが当たり前になっている新人・若手世代には、そういった端末から視聴できる動画マニュアルは、映像により尚分かりやすく、いつでもどこでも予習復習できるという利点から、働きやすさを感じる一つのツールになるのではないでしょうか。また、動画マニュアルが、「業務のお手本・正解」となり、新人・若手社員でも仕事の早期習得につながる味方になります。動画マニュアルを簡単に社内共有できる動画配信システム“ITオペレーションを紹介”します。

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